Điều khoản sử dụng

1. Giới thiệu và chấp thuận

Điều khoản sử dụng này (“Điều khoản”) quy định quyền và nghĩa vụ giữa Công ty TNHH Công Nghệ ITECCOM (MST: 0318237748, “ITECCOM”, “chúng tôi”) và người truy cập, đăng ký hoặc sử dụng sản phẩm Office AI — nền tảng phần mềm tại miền officeai.vn và các tên miền/phụ trợ liên quan (“Nền tảng”, “Office AI”).

Bằng việc truy cập Nền tảng, tạo tài khoản, nhấn “Đồng ý” khi đăng ký hoặc tiếp tục sử dụng dịch vụ, bạn (“Người dùng”, “bạn”) xác nhận đã đọc, hiểu và chấp thuận toàn bộ Điều khoản cùng Chính sách bảo mật do ITECCOM ban hành cho Office AI. Nếu bạn không đồng ý, vui lòng ngừng sử dụng Nền tảng.

Nếu bạn đại diện cho tổ chức/doanh nghiệp (“Khách hàng tổ chức”), bạn cam kết có thẩm quyền ràng buộc tổ chức đó; mọi hành vi của thành viên được mời vào không gian làm việc được coi là do tổ chức chịu trách nhiệm.

2. Định nghĩa

• ITECCOM: Công ty TNHH Công Nghệ ITECCOM, MST 0318237748 — đơn vị sở hữu, phát triển và cung cấp Office AI.
• Office AI: thương hiệu và nền tảng phần mềm do ITECCOM vận hành.
• Dịch vụ / Ứng dụng: các module trong hệ sinh thái Office AI (ví dụ: Workspace, ký số điện tử, hợp đồng điện tử, nhật ký cuộc họp, tuyển dụng, tích hợp chứng thực số CA, v.v.) do chúng tôi cung cấp hoặc liên kết.
• Tài khoản: hồ sơ định danh Người dùng trên Nền tảng.
• Không gian tổ chức (Organization): môi trường làm việc riêng biệt gắn với một doanh nghiệp/tổ chức, có dữ liệu và phân quyền tách biệt.
• Nội dung người dùng: tài liệu, văn bản, hình ảnh, âm thanh, dữ liệu nhân sự, metadata và thông tin khác do Người dùng tải lên hoặc tạo trên Nền tảng.
• Gói dịch vụ: gói đăng ký trả phí hoặc miễn phí theo bảng giá công bố tại thời điểm mua.

3. Phạm vi dịch vụ

Chúng tôi cung cấp nền tảng Office AI dạng dịch vụ (SaaS) hỗ trợ tự động hóa văn phòng, cộng tác, quản lý tài liệu, ký số, tích hợp AI và các nghiệp vụ liên quan. Tính năng cụ thể phụ thuộc Gói dịch vụ và ứng dụng được kích hoạt.

Chúng tôi có quyền cập nhật, bổ sung, tạm ngưng hoặc ngừng một phần Dịch vụ để bảo trì, tuân thủ pháp luật hoặc cải tiến sản phẩm, với thông báo hợp lý (trừ trường hợp khẩn cấp về an ninh). Chúng tôi không đảm bảo Dịch vụ đáp ứng mọi nhu cầu đặc thù chưa được mô tả công khai trên Nền tảng.

4. Tài khoản và bảo mật truy cập

1. Người dùng cam kết cung cấp thông tin đăng ký trung thực, chính xác và cập nhật khi có thay đổi.
2. Bạn chịu trách nhiệm bảo mật mật khẩu, mã OTP, thiết bị và phiên đăng nhập. Mọi hoạt động phát sinh từ tài khoản của bạn được mặc định do bạn thực hiện, trừ khi bạn thông báo kịp thời khi phát hiện truy cập trái phép.
3. Chúng tôi có thể yêu cầu xác thực bổ sung (e-mail, SMS, SSO doanh nghiệp, đăng nhập Google/Facebook/Apple) theo chính sách bảo mật.
4. Chúng tôi có quyền từ chối, tạm khóa hoặc chấm dứt tài khoản nếu phát hiện gian lận, vi phạm Điều khoản hoặc rủi ro pháp lý.

5. Gói dịch vụ, thanh toán và hoàn tiền

Giá, chu kỳ thanh toán, hạn mức dung lượng/nhân sự và quyền lợi từng Gói được hiển thị trên Nền tảng hoặc hợp đồng riêng (nếu có). Thanh toán có thể qua cổng thanh toán đối tác; bạn đồng ý tuân thủ điều khoản của đối tác thanh toán.

• Phí đã thanh toán cho chu kỳ đang hiệu lực thường không hoàn lại, trừ khi luật bảo vệ người tiêu dùng bắt buộc hoặc chúng tôi có chính sách khuyến mãi/hoàn tiền riêng.
• Gia hạn tự động (nếu bật) sẽ được thông báo trước khi trừ phí theo cấu hình tài khoản.
• Thuế, phí ngân hàng (nếu có) do bên liên quan quy định.

6. Quyền sở hữu trí tuệ

Toàn bộ phần mềm, giao diện, nhãn hiệu, logo, tài liệu hướng dẫn và công nghệ lõi của Office AI thuộc quyền sở hữu của ITECCOM hoặc bên cấp phép. Điều khoản không chuyển giao quyền sở hữu trí tuệ nào cho Người dùng, ngoài giấy phép sử dụng không độc quyền, không chuyển nhượng, trong phạm vi Gói dịch vụ.

7. Nội dung người dùng

Bạn giữ quyền sở hữu đối với Nội dung người dùng. Bạn cấp cho ITECCOM giấy phép giới hạn để lưu trữ, sao lưu, xử lý, hiển thị và truyền tải nội dung trên Office AI nhằm cung cấp Dịch vụ (bao gồm xử lý AI khi bạn kích hoạt tính năng tương ứng).

Bạn cam kết có đầy đủ quyền đối với nội dung tải lên, không vi phạm bí mật kinh doanh, quyền riêng tư, bản quyền hoặc quy định pháp luật Việt Nam. Với dữ liệu nhân sự, bạn đảm bảo đã có cơ sở pháp lý thu thập và cho phép chúng tôi xử lý theo Chính sách bảo mật.

8. Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI)

Các tính năng AI (soạn thảo, tóm tắt, gợi ý, phân loại, v.v.) mang tính hỗ trợ. Kết quả do AI tạo ra có thể không chính xác hoàn toàn; Người dùng phải tự rà soát trước khi ký kết, nộp cơ quan nhà nước hoặc ra quyết định pháp lý.

Bạn không được dùng AI trên Nền tảng để tạo nội dung vi phạm pháp luật, xâm phạm quyền người khác, phát tán thông tin sai lệch có hại hoặc vượt hạn mức lạm dụng hệ thống.

9. Ký số, hợp đồng điện tử và dịch vụ chứng thực

Khi sử dụng dịch vụ ký số, hợp đồng điện tử hoặc tích hợp Nhà cung cấp chứng thực chữ ký số (CA), Người dùng tuân thủ Luật Giao dịch điện tử, Luật Công nghệ thông tin và văn bản hướng dẫn liên quan. Office AI là nền tảng công nghệ; giá trị pháp lý của chữ ký số phụ thuộc loại chứng thư, quy trình ký và bên cung cấp CA.

Trách nhiệm lựa chọn hình thức ký, xác minh danh tính người ký và lưu trữ chứng từ thuộc về Người dùng / Khách hàng tổ chức, trừ thỏa thuận dịch vụ riêng có quy định khác.

10. Hành vi bị cấm

Người dùng không được:

• Truy cập trái phép, phá hoại, quét lỗ hổng, reverse engineering hoặc can thiệp hạ tầng;
• Phát tán mã độc, spam, tấn công từ chối dịch vụ;
• Sử dụng Nền tảng cho mục đích rửa tiền, lừa đảo, phát tán nội dung bất hợp pháp;
• Thu thập dữ liệu người khác trái phép hoặc vượt phạm vi phân quyền trong Không gian tổ chức;
• Chuyển nhượng tài khoản hoặc bán lại Dịch vụ khi chưa được chúng tôi chấp thuận bằng văn bản.

11. Bảo mật và quyền riêng tư

Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp để bảo vệ dữ liệu trên Office AI. Chi tiết về loại dữ liệu thu thập, mục đích, thời hạn lưu trữ và quyền của chủ thể dữ liệu được quy định tại Chính sách bảo mật, phù hợp tinh thần Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

12. Giới hạn trách nhiệm

Trong phạm vi pháp luật cho phép, ITECCOM không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại gián tiếp, mất lợi nhuận, mất dữ liệu do lỗi của Người dùng, sự cố mạng/điện, thiên tai, hành vi bất khả kháng hoặc bên thứ ba ngoài tầm kiểm soát hợp lý.

Tổng trách nhiệm bồi thường trực tiếp của ITECCOM (nếu có) đối với một sự kiện, trong mọi trường hợp, không vượt quá số tiền Người dùng đã trả cho Gói dịch vụ trong 03 (ba) tháng liền kề trước sự kiện gây thiệt hại, trừ khi luật bắt buộc cao hơn.

13. Tạm ngưng và chấm dứt

Bạn có thể ngừng sử dụng và yêu cầu đóng tài khoản theo hướng dẫn trên Nền tảng hoặc qua support@officeai.vn. Chúng tôi có thể tạm ngưng/chấm dứt khi bạn vi phạm Điều khoản, không thanh toán, hoặc theo yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Sau chấm dứt, dữ liệu có thể được lưu trong thời gian sao lưu/pháp lý rồi xóa hoặc ẩn danh hóa theo Chính sách bảo mật.

14. Sửa đổi Điều khoản

Chúng tôi có thể cập nhật Điều khoản. Phiên bản mới sẽ công bố trên Nền tảng kèm ngày hiệu lực. Tiếp tục sử dụng sau ngày hiệu lực đồng nghĩa chấp thuận nội dung mới. Thay đổi trọng yếu ảnh hưởng quyền lợi trả phí sẽ được thông báo trước thời hạn hợp lý.

15. Luật áp dụng và giải quyết tranh chấp

Điều khoản được điều chỉnh bởi pháp luật Việt Nam. Tranh chấp phát sinh ưu tiên giải quyết thông qua thương lượng trong 30 ngày. Nếu không thương lượng được, một trong các bên có quyền đưa tranh chấp ra Tòa án nhân dân có thẩm quyền tại Việt Nam theo quy định pháp luật tố tụng dân sự.

16. Thông tin liên hệ